Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Assistentsekreterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och noggrann assistentsekreterare som vill vara en viktig del av vårt administrativa team. Som assistentsekreterare kommer du att arbeta nära sekreteraren och andra medarbetare för att säkerställa att kontorets dagliga verksamhet fungerar smidigt och effektivt. Du kommer att hantera en mängd olika administrativa uppgifter, inklusive dokumenthantering, möteskoordinering, korrespondens och arkivering.
I denna roll är det viktigt att du har god organisationsförmåga, är serviceinriktad och kan hantera flera uppgifter samtidigt. Du kommer att vara en nyckelperson i att stödja ledningen och andra avdelningar med korrekt och snabb administration. Du bör också ha god kommunikationsförmåga, både skriftligt och muntligt, samt kunna arbeta självständigt och ta egna initiativ.
Arbetsuppgifterna inkluderar att förbereda mötesprotokoll, boka möten, hantera e-post och telefonsamtal, samt upprätthålla ordning i dokument och arkivsystem. Du kommer även att bistå vid planering av evenemang och resor, samt hjälpa till med enklare ekonomiuppgifter som fakturahantering och budgetuppföljning.
Vi värdesätter tidigare erfarenhet från liknande roller, men det viktigaste är att du har rätt inställning, är flexibel och vill utvecklas inom administration. Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö med möjlighet till personlig utveckling och karriärvägar inom organisationen.
Om du är en strukturerad person med sinne för detaljer och vill bidra till ett välfungerande kontor, ser vi fram emot din ansökan.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Assistera sekreteraren med dagliga administrativa uppgifter
- Förbereda och skriva mötesprotokoll
- Boka och koordinera möten och resor
- Hantera inkommande och utgående korrespondens
- Organisera och underhålla arkivsystem
- Stötta vid planering av interna och externa evenemang
- Utföra enklare ekonomiadministration
- Svara på telefonsamtal och e-post
- Säkerställa att kontorsmaterial finns tillgängligt
- Följa upp deadlines och påminna om viktiga datum
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning eller motsvarande
- Tidigare erfarenhet av administrativt arbete är meriterande
- God datorvana och kunskaper i Office-paketet
- Förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ
- Stark organisations- och planeringsförmåga
- Utmärkt kommunikationsförmåga i tal och skrift
- Noggrannhet och sinne för detaljer
- Flexibilitet och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt
- Diskretion och förmåga att hantera konfidentiell information
- God samarbetsförmåga och positiv attityd
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Har du tidigare arbetat i en administrativ roll?
- Hur hanterar du stressiga situationer och tighta deadlines?
- Vilka program och verktyg är du mest bekväm med att använda?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter under en hektisk dag?
- Kan du ge exempel på hur du har bidragit till att förbättra administrativa processer?
- Hur säkerställer du att konfidentiell information hanteras korrekt?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
- Hur arbetar du tillsammans med andra i ett team?
- Har du erfarenhet av att skriva protokoll eller formella dokument?
- Hur hanterar du återkommande och monotona arbetsuppgifter?
